Konto og innlogging

Alt om konto, innlogging, brukeradministrasjon og tilgang i Placepoint: hvorfor hver person trenger sin egen konto, hvordan du logger inn og løser vanlige innloggingsproblemer, hvor du endrer profilen din, hvordan brukere legges til, byttes ut og fjernes, og hvilke regler som styrer hvem som får tilgang til hva.

Hvorfor må hver person logge inn med sin egen konto?

Tilgangen til en del informasjon i Placepoint er regulert av GDPR, og brukere har ulike tilgangsnivåer. Noen brukere kan se PII (navn, fødselsnummer, kontaktinformasjon), andre ikke. Hvem som får se hva, avgjøres per konto etter en konkret vurdering av behandlingsgrunnlag.

Deles én pålogging mellom flere personer, brytes dette skillet: vi mister kontrollen på hvem som faktisk har sett hvilke personopplysninger, og om vedkommende hadde grunnlag for det. For at hver person bare får den tilgangen han eller hun skal ha etter loven, krever vi at alle logger inn med sin egen, personlige konto. Skal du bytte ut hvem som har tilgang, se Brukeradministrasjon lenger ned på siden i stedet for å dele innlogging.

Placepoint registrerer all bruk av løsningen for å sikre at informasjon ikke kommer på avveie. To mekanismer er viktige å kjenne til:

SMS-verifisering (tofaktor)

Ved innlogging krever vi noen ganger en engangskode, som sendes på SMS til telefonnummeret som er knyttet til kontoen. Du taster inn koden for å fullføre innloggingen. Det bekrefter at det er rett person bak kontoen, ikke bare noen som har fått tak i e-post og passord. Første gang registrerer du telefonnummeret ditt selv i innloggingsflyten.

Koden kommer fra avsenderen «msverify» og ser slik ut:

Use verification code 194892 for geoappb2c authentication.

Når nummeret er bekreftet med koden, kan det ikke endres. Hvis det vises sifre fra et telefonnummer som ikke er ditt, har noen logget inn med ditt brukernavn og passord og oppgitt sitt telefonnummer.

Noen steder vises nummeret maskert som XXX XXX XXX, som er formatet til Microsofts påloggingsløsning, selv om norske numre har 8 sifre.

Én aktiv sesjon om gangen

En konto kan bare være innlogget på én enhet samtidig. Logger du inn på en ny enhet mens kontoen allerede er aktiv et annet sted, får du opp den eksisterende sesjonen og må velge om du vil overta. Meldingen ser omtrent slik ut:

Du er allerede logget inn på Chrome/132 · Macintosh fra Oslo, Norge. IP-adresse 84.211.42.10, sist aktiv for 3 minutter siden. Vil du avslutte den sesjonen og fortsette her? Da blir den andre enheten logget ut.

Velger du å fortsette, logges den andre enheten ut. Hvis to personer bruker samme konto samtidig, kaster de hverandre ut etter tur.

Hvor lenge holder innloggingen?

Når du har logget inn og bekreftet med engangskoden på SMS, holder Placepoint deg innlogget så lenge du bruker tjenesten jevnlig. Du trenger ikke logge inn på nytt hver dag.

• Bruker du Placepoint jevnlig, fornyes innloggingen automatisk, og perioden regnes på nytt fra siste gang du var aktiv.
• Er du helt inaktiv i 7 dager sammenhengende, må du logge inn på nytt.
• Uansett hvor aktiv du er, må du logge inn på nytt senest etter 14 dager. Da sender vi en ny engangskode på SMS.

Eksempler:

• Du logger inn mandag og er innom Placepoint et par ganger i uken. Du forblir innlogget, fordi 7-dagersperioden flyttes framover hver gang du er aktiv.
• Du logger inn rett før en ferie og er borte i to uker. Når du er tilbake, må du logge inn på nytt med engangskode, fordi du var inaktiv i mer enn 7 dager.
• Du bruker Placepoint hver dag. Etter 14 dager blir du likevel bedt om å logge inn på nytt med engangskode, selv om du har vært aktiv hele tiden.

Innlogging og passord

Hvor endrer jeg navn, e-post og varslingsinnstillinger?

I Profil-panelet, som du åpner fra brukerikonet nederst i venstremenyen. Der ser og redigerer du:

• Fornavn og Etternavn: vises på tagger, aktiviteter og prosjektandeler du oppretter.
• E-post: kontoens identifikator. Du ser adressen, men kan ikke endre den selv. Kontakt support for e-postbytte.
• E-postvarsling for oppgaver: av/på-bryter for varsler når noen tildeler deg en oppgave eller en tag.
• Aktivt medlemskap: hvilken organisasjon kontoen tilhører.

Klikk Lagre for å oppdatere. Oppdatert navn vises umiddelbart i alle paneler og i aktivitetslisten.

Jeg har glemt passordet mitt, hvordan setter jeg nytt?

Bruk Forgot your password?-lenken til høyre for passordfeltet på innloggingsskjermen for å sette nytt passord per e-post. Kommer e-posten ikke innen et par minutter, sjekk søppelpostmappen.

Får du fortsatt ikke e-posten, kan adressen være knyttet til en gammel konto eller en annen variant av e-posten. Kontakt support med adressen du prøver.

Ingenting skjer når jeg klikker Logg inn

Hvis ingenting skjer når du klikker Logg inn:

• Popup-blokker. Innlogging åpner i et eget vindu. Tillat popup for placepoint.no i nettleseren.
• Cookies blokkert. Placepoint trenger informasjonskapsler for å holde sesjonen. Tillat tredjeparts-cookies eller hvitlist *.placepoint.no.
• Utløpt invitasjon. Ble du nettopp invitert, sjekk at lenken i e-posten ikke er eldre enn 14 dager. Be support sende ny invitasjon hvis den er utløpt.
• VPN eller bedriftsbrannmur. Enkelte virksomheter blokkerer identitetsleverandøren Placepoint bruker. Be IT-avdelingen sjekke.

Hjelper ingen av disse, se Systemkrav.

Jeg får ikke logget inn, selv med riktig e-post og passord

• Sjekk e-postadressen nøye. Selv om du har en @bedriften.no-adresse, kan Placepoint-kontoen være registrert på en annen variant. Sjekk med admin hos dere.
• Sjekk om kollegaer kommer inn. Får ingen i organisasjonen logget inn, kan det være en pågående feil. Kontakt support i chat.
• Slå av VPN midlertidig og prøv igjen. Funker det da, ligger problemet i nettverket eller proxien.
• Nylig invitert? Åpne invitasjonslenken i e-posten før du går rett til konsollen. Kontoen aktiveres første gang du følger invitasjonen.
• Kommer du fortsatt ikke inn, kontakt support med e-postadressen kontoen er knyttet til.

En ny bruker har ikke fått invitasjonen, hva gjør vi?

• Sjekk at e-postadressen support fikk oppgitt, er stavet riktig.
• Sjekk søppelpostmappen.
• Sjekk om bedriftens e-postserver karantenerer ukjente avsendere.
• Be support sende invitasjonen på nytt. Invitasjonslenken er gyldig i 14 dager.

Hva er SSO, og hvordan logger vi inn med det?

Organisasjoner som har avtalt SSO (Single Sign-On med Microsoft 365 eller tilsvarende) logger inn via en egen knapp, ikke med e-post og passord. Ser du ikke SSO-knappen, men forventer å bruke den, sjekk med IT-avdelingen din at SSO-avtalen er aktivert.

Brukeradministrasjon

Hvordan legger vi til en ny bruker?

Nye brukere opprettes av support. Du kan ikke invitere brukere selv fra kontoinnstillingene. Send e-postadressen til den nye brukeren til support, så sender vi en invitasjon. Brukeren setter passord ved første innlogging. Invitasjonslenken er gyldig i 14 dager.

Hvordan bytter jeg ut en bruker som slutter?

Når en kollega slutter og en ny tar plassen, finnes det to alternativer:

1. Endre e-postadresse på eksisterende konto. Bevarer tagger, 3D-modeller og delte ressurser knyttet til den opprinnelige kontoen. Gjøres av support.
2. Få opprettet en ny bruker via support og fjerne den gamle. Data knyttet til den gamle kontoen kan forsvinne avhengig av delingsinnstillinger.

For den minst risikable løsningen, kontakt support og be om e-postbytte på den eksisterende kontoen.

Hva skjer når jeg fjerner en bruker?

Når en konto fjernes:

• Tilgang til Placepoint trekkes umiddelbart.
• Personlige tagger og 3D-modeller kan forsvinne avhengig av delingsinnstillinger.
• Lisensen frigjøres for organisasjonen.

For å bevare data fra en konto som skal fjernes, gjør ett av disse før sletting:

• Overfør deling fra "kun deg" til "hele organisasjonen" der det er aktuelt.
• Be brukeren eksportere viktige tagger og modeller.
• Be support om hjelp med en avslutningseksport.

Se 3D og visualisering for hva som spesifikt gjelder delte 3D-modeller.

En bruker har sluttet uten å bli fjernet, hva gjør jeg?

Har en bruker sluttet uten at kontoen er fjernet, kan e-postadressen bli ugyldig samtidig som kontoen fortsatt har tilgang til Placepoint. Det er uheldig både av sikkerhetshensyn og fordi Placepoint håndterer personinformasjon fra Matrikkelen. Fjern eller deaktiver kontoen så snart du blir klar over det. Er du usikker på om en konto er i aktiv bruk, kontakt support; support kan gi deg oversikt over siste pålogging for brukerne i organisasjonen din.

Hva koster det å endre antall brukere?

Endringer i brukerantall påvirker abonnementet. Kontakt support eller din kontoansvarlig før du legger til eller fjerner lisenser i større omfang.

Tilgang utenfor EU/EØS

Hvorfor kan innlogging fra et land utenfor EU/EØS bli sperret?

Dataene i Placepoint er hentet fra kilder som Matrikkelen, grunnboken og Brønnøysundregistrene. En del av disse dataene inneholder personopplysninger, blant annet eiernavn knyttet til fysiske personer, og er underlagt GDPR.

Etter GDPR kapittel V regnes fjerntilgang fra et land utenfor EU/EØS som en overføring av personopplysninger til tredjeland, selv om dataene ikke fysisk flyttes ut av Norge. Land utenfor EU/EØS har som hovedregel ikke tilstrekkelig beskyttelsesnivå etter EUs vurdering, med mindre EU-kommisjonen har vedtatt en adequacy-beslutning for det aktuelle landet.

For at en overføring skal være lovlig kreves en overføringsmekanisme, for eksempel standardavtaler (SCC) kombinert med en vurdering av overføringens konsekvenser (transfer impact assessment), jf. GDPR artikkel 46. I tillegg kan de enkelte dataleverandørene ha egne vilkår som begrenser distribusjon utenfor visse geografiske områder. Dette gjelder særlig data fra Kartverket og Geovekst-samarbeidet.

Oppdages innlogging fra en IP-adresse utenfor EU/EØS, kan kontoen bli midlertidig sperret. Dette er et sikkerhetstiltak for å overholde regelverket og dataleverandørenes vilkår. Den berørte brukeren får informasjon om sperringen og blir bedt om å kontakte support@placepoint.no. Forklar fra hvilket land innloggingen fant sted og i hvilken sammenheng, så vurderer vi saken konkret.

Brudd på GDPR kan straffes med overtredelsesgebyr på inntil 20 millioner euro eller 4 % av virksomhetens samlede globale årsomsetning, det høyeste av de to beløpene. Omgår en kunde disse sperrene eller bryter Placepoints vilkår på annen måte, for eksempel ved å gi noen utenfor EU/EØS tilgang uten lovlig overføringsgrunnlag, er det kunden selv som er ansvarlig for overtredelsen og et eventuelt gebyr.

Ikke alle data er like sensitive i denne sammenhengen:

• Ikke-personlige data (grenser, arealer, bygningsdata, kart og statistikk): færre begrensninger. Mye av dette er åpne data med lav risiko knyttet til geografisk tilgang.
• Personopplysninger (eiernavn for fysiske personer): krever lovlig overføringsgrunnlag ved tilgang fra tredjeland.
• Skjermingsverdige bygningstyper: krever særskilt tillatelse fra Kartverket og er knyttet til nasjonal sikkerhet.

Kan ansatte eller samarbeidspartnere utenfor EU/EØS få tilgang?

Det kan løses, men krever at det etableres en lovlig overføringsmekanisme etter GDPR artikkel 46, og at dataleverandørenes vilkår er overholdt. Dette er ikke noe Placepoint tilbyr som standard tjeneste i dag. Har du dette behovet, beskriv det i en e-post til support@placepoint.no, så ser vi på mulighetene sammen.

Se også: Systemkrav, Hjelp og støtte, Integrasjon og sikkerhet.