Konto og innlogging

Alt om konto, innlogging, brukaradministrasjon og tilgang i Placepoint: kvifor kvar person treng sin eigen konto, korleis du loggar inn og løyser vanlege innloggingsproblem, kvar du endrar profilen din, korleis brukarar blir lagde til, bytte ut og fjerna, og kva reglar som styrer kven som får tilgang til kva.

Kvifor må kvar person logge inn med sin eigen konto?

Tilgangen til ein del informasjon i Placepoint er regulert av GDPR, og brukarar har ulike tilgangsnivå. Nokre brukarar kan sjå PII (namn, fødselsnummer, kontaktinformasjon), andre ikkje. Kven som får sjå kva, blir avgjort per konto etter ei konkret vurdering av behandlingsgrunnlag.

Blir éi pålogging delt mellom fleire personar, blir dette skiljet brote: vi mistar kontrollen på kven som faktisk har sett kva personopplysningar, og om vedkomande hadde grunnlag for det. For at kvar person berre får den tilgangen han eller ho skal ha etter lova, krev vi at alle loggar inn med sin eigen, personlege konto. Skal du byte ut kven som har tilgang, sjå Brukaradministrasjon lenger ned på sida i staden for å dele innlogging.

Placepoint registrerer all bruk av løysinga for å sikre at informasjon ikkje kjem på avvegar. To mekanismar er viktige å kjenne til:

SMS-verifisering (tofaktor)

Ved innlogging krev vi somme tider ein eingongskode, som blir sendt på SMS til telefonnummeret som er knytt til kontoen. Du tastar inn koden for å fullføre innlogginga. Det stadfestar at det er rett person bak kontoen, ikkje berre nokon som har fått tak i e-post og passord. Første gongen registrerer du telefonnummeret ditt sjølv i innloggingsflyten.

Koden kjem frå avsendaren «msverify» og ser slik ut:

Use verification code 194892 for geoappb2c authentication.

Når nummeret er stadfesta med koden, kan det ikkje endrast. Viss det blir vist siffer frå eit telefonnummer som ikkje er ditt, har nokon logga inn med brukarnamnet og passordet ditt og oppgitt sitt telefonnummer.

Nokre stader blir nummeret vist maskert som XXX XXX XXX, som er formatet til påloggingsløysinga til Microsoft, sjølv om norske nummer har 8 siffer.

Éi aktiv økt om gongen

Ein konto kan berre vere innlogga på éi eining samtidig. Loggar du inn på ei ny eining mens kontoen allereie er aktiv ein annan stad, får du opp den eksisterande økta og må velje om du vil ta over. Meldinga ser omtrent slik ut:

Du er allereie logga inn på Chrome/132 · Macintosh frå Oslo, Noreg. IP-adresse 84.211.42.10, sist aktiv for 3 minutt sidan. Vil du avslutte den økta og halde fram her? Då blir den andre eininga logga ut.

Vel du å halde fram, blir den andre eininga logga ut. Viss to personar bruker same konto samtidig, kastar dei kvarandre ut etter tur.

Kor lenge held innlogginga?

Når du har logga inn og stadfesta med eingongskoden på SMS, held Placepoint deg innlogga så lenge du bruker tenesta jamleg. Du treng ikkje logge inn på nytt kvar dag.

• Bruker du Placepoint jamleg, blir innlogginga fornya automatisk, og perioden blir rekna på nytt frå siste gongen du var aktiv.
• Er du heilt inaktiv i 7 dagar samanhengande, må du logge inn på nytt.
• Uansett kor aktiv du er, må du logge inn på nytt seinast etter 14 dagar. Då sender vi ein ny eingongskode på SMS.

Eksempel:

• Du loggar inn måndag og er innom Placepoint eit par gonger i veka. Du held fram med å vere innlogga, fordi 7-dagarsperioden blir flytta framover kvar gong du er aktiv.
• Du loggar inn rett før ein ferie og er borte i to veker. Når du er tilbake, må du logge inn på nytt med eingongskode, fordi du var inaktiv i meir enn 7 dagar.
• Du bruker Placepoint kvar dag. Etter 14 dagar blir du likevel beden om å logge inn på nytt med eingongskode, sjølv om du har vore aktiv heile tida.

Innlogging og passord

Kvar endrar eg namn, e-post og varslingsinnstillingar?

I Profil-panelet, som du opnar frå brukarikonet nedst i venstremenyen. Der ser og redigerer du:

• Fornamn og Etternamn: blir viste på taggar, aktivitetar og prosjektdelar du opprettar.
• E-post: identifikatoren til kontoen. Du ser adressa, men kan ikkje endre ho sjølv. Kontakt support for e-postbyte.
• E-postvarsling for oppgåver: av/på-brytar for varsel når nokon tildeler deg ei oppgåve eller ein tag.
• Aktivt medlemskap: kva organisasjon kontoen høyrer til.

Klikk Lagre for å oppdatere. Oppdatert namn blir vist med ein gong i alle panel og i aktivitetslista.

Eg har gløymt passordet mitt, korleis set eg nytt?

Bruk Forgot your password?-lenka til høgre for passordfeltet på innloggingsskjermen for å setje nytt passord per e-post. Kjem e-posten ikkje innan eit par minutt, sjekk søppelpostmappa.

Får du framleis ikkje e-posten, kan adressa vere knytt til ein gammal konto eller ein annan variant av e-posten. Kontakt support med adressa du prøver.

Ingenting skjer når eg klikkar Logg inn

Viss ingenting skjer når du klikkar Logg inn:

• Popup-blokkerar. Innlogging opnar i eit eige vindauge. Tillat popup for placepoint.no i nettlesaren.
• Cookies blokkerte. Placepoint treng informasjonskapslar for å halde økta. Tillat tredjeparts-cookies eller kvitlist *.placepoint.no.
• Utgått invitasjon. Blei du nettopp invitert, sjekk at lenka i e-posten ikkje er eldre enn 14 dagar. Bed support sende ny invitasjon viss ho er utgått.
• VPN eller brannmur i verksemda. Enkelte verksemder blokkerer identitetsleverandøren Placepoint bruker. Bed IT-avdelinga sjekke.

Hjelper ingen av desse, sjå Systemkrav.

Eg får ikkje logga inn, sjølv med rett e-post og passord

• Sjekk e-postadressa nøye. Sjølv om du har ei @bedriften.no-adresse, kan Placepoint-kontoen vere registrert på ein annan variant. Sjekk med admin hos dykk.
• Sjekk om kollegaer kjem inn. Får ingen i organisasjonen logga inn, kan det vere ein pågåande feil. Kontakt support i chat.
• Slå av VPN mellombels og prøv igjen. Fungerer det då, ligg problemet i nettverket eller proxyen.
• Nyleg invitert? Opne invitasjonslenka i e-posten før du går rett til konsollen. Kontoen blir aktivert første gongen du følgjer invitasjonen.
• Kjem du framleis ikkje inn, kontakt support med e-postadressa kontoen er knytt til.

Ein ny brukar har ikkje fått invitasjonen, kva gjer vi?

• Sjekk at e-postadressa support fekk oppgitt, er stava rett.
• Sjekk søppelpostmappa.
• Sjekk om e-postserveren til verksemda set ukjende avsendarar i karantene.
• Bed support sende invitasjonen på nytt. Invitasjonslenka er gyldig i 14 dagar.

Kva er SSO, og korleis loggar vi inn med det?

Organisasjonar som har avtalt SSO (Single Sign-On med Microsoft 365 eller tilsvarande) loggar inn via ein eigen knapp, ikkje med e-post og passord. Ser du ikkje SSO-knappen, men ventar å bruke han, sjekk med IT-avdelinga di at SSO-avtalen er aktivert.

Brukaradministrasjon

Korleis legg vi til ein ny brukar?

Nye brukarar blir oppretta av support. Du kan ikkje invitere brukarar sjølv frå kontoinnstillingane. Send e-postadressa til den nye brukaren til support, så sender vi ein invitasjon. Brukaren set passord ved første innlogging. Invitasjonslenka er gyldig i 14 dagar.

Korleis byter eg ut ein brukar som sluttar?

Når ein kollega sluttar og ein ny tek plassen, finst det to alternativ:

1. Endre e-postadresse på eksisterande konto. Bevarer taggar, 3D-modellar og delte ressursar knytte til den opphavlege kontoen. Blir gjort av support.
2. Få oppretta ein ny brukar via support og fjerne den gamle. Data knytte til den gamle kontoen kan forsvinne avhengig av delingsinnstillingar.

For den minst risikable løysinga, kontakt support og bed om e-postbyte på den eksisterande kontoen.

Kva skjer når eg fjernar ein brukar?

Når ein konto blir fjerna:

• Tilgang til Placepoint blir trekt med ein gong.
• Personlege taggar og 3D-modellar kan forsvinne avhengig av delingsinnstillingar.
• Lisensen blir frigjord for organisasjonen.

For å bevare data frå ein konto som skal fjernast, gjer eitt av desse før sletting:

• Overfør deling frå "berre deg" til "heile organisasjonen" der det er aktuelt.
• Bed brukaren eksportere viktige taggar og modellar.
• Bed support om hjelp med ein avsluttingseksport.

Sjå 3D og visualisering for kva som spesifikt gjeld delte 3D-modellar.

Ein brukar har slutta utan å bli fjerna, kva gjer eg?

Har ein brukar slutta utan at kontoen er fjerna, kan e-postadressa bli ugyldig samtidig som kontoen framleis har tilgang til Placepoint. Det er uheldig både av sikkerheitsomsyn og fordi Placepoint handterer personinformasjon frå Matrikkelen. Fjern eller deaktiver kontoen så snart du blir klar over det. Er du usikker på om ein konto er i aktiv bruk, kontakt support; support kan gi deg oversikt over siste pålogging for brukarane i organisasjonen din.

Kva kostar det å endre talet på brukarar?

Endringar i brukartalet påverkar abonnementet. Kontakt support eller kontoansvarleg din før du legg til eller fjernar lisensar i større omfang.

Tilgang utanfor EU/EØS

Kvifor kan innlogging frå eit land utanfor EU/EØS bli sperra?

Dataene i Placepoint er henta frå kjelder som Matrikkelen, grunnboken og Brønnøysundregistrene (BRREG). Ein del av desse dataene inneheld personopplysningar, mellom anna eigarnamn knytte til fysiske personar, og er underlagde GDPR.

Etter GDPR kapittel V blir fjerntilgang frå eit land utanfor EU/EØS rekna som ei overføring av personopplysningar til tredjeland, sjølv om dataene ikkje fysisk blir flytta ut av Noreg. Land utanfor EU/EØS har som hovudregel ikkje tilstrekkeleg vernenivå etter vurderinga til EU, med mindre EU-kommisjonen har vedteke ei adequacy-avgjerd for det aktuelle landet.

For at ei overføring skal vere lovleg, krevst ein overføringsmekanisme, for eksempel standardavtalar (SCC) kombinert med ei vurdering av konsekvensane av overføringa (transfer impact assessment), jf. GDPR artikkel 46. I tillegg kan dei enkelte dataleverandørane ha eigne vilkår som avgrensar distribusjon utanfor visse geografiske område. Dette gjeld særleg data frå Kartverket og Geovekst-samarbeidet.

Blir innlogging frå ei IP-adresse utanfor EU/EØS oppdaga, kan kontoen bli mellombels sperra. Dette er eit sikkerheitstiltak for å overhalde regelverket og vilkåra til dataleverandørane. Den råka brukaren får informasjon om sperringa og blir beden om å kontakte support@placepoint.no. Forklar frå kva land innlogginga fann stad og i kva samanheng, så vurderer vi saka konkret.

Brot på GDPR kan straffast med overtredingsgebyr på inntil 20 millionar euro eller 4 % av den samla globale årsomsetninga til verksemda, det høgaste av dei to beløpa. Går ein kunde rundt desse sperrene eller bryt vilkåra til Placepoint på annan måte, for eksempel ved å gi nokon utanfor EU/EØS tilgang utan lovleg overføringsgrunnlag, er det kunden sjølv som er ansvarleg for brotet og eit eventuelt gebyr.

Ikkje alle data er like sensitive i denne samanhengen:

• Ikkje-personlege data (grenser, areal, bygningsdata, kart og statistikk): færre avgrensingar. Mykje av dette er opne data med låg risiko knytt til geografisk tilgang.
• Personopplysningar (eigarnamn for fysiske personar): krev lovleg overføringsgrunnlag ved tilgang frå tredjeland.
• Skjermingsverdige bygningstypar: krev særskild løyve frå Kartverket og er knytte til nasjonal sikkerheit.

Kan tilsette eller samarbeidspartnarar utanfor EU/EØS få tilgang?

Det kan løysast, men krev at det blir etablert ein lovleg overføringsmekanisme etter GDPR artikkel 46, og at vilkåra til dataleverandørane er overhaldne. Dette er ikkje noko Placepoint tilbyr som standardteneste i dag. Har du dette behovet, skildre det i ein e-post til support@placepoint.no, så ser vi på mogelegheitene saman.

Sjå òg: Systemkrav, Hjelp og støtte, Integrasjon og sikkerheit.