Styra och övervaka portfölj
Fastigheterna har du redan. Uppgiften är att hålla översikten mellan kvartalsrapporterna och fånga upp det som händer med dem utan att leta efter det. Den här sidan går igenom portföljen punkt för punkt på ett bolag: vad den består av, vem som äger den och vad som förändras.
Kalkylbladet som var översikten
En portföljöversikt har traditionellt varit ett kalkylblad med en rad per fastighet: matrikkelnummer, adress, area, hyresgäst, senaste värderingen. Kalkylbladet är färskt den dag någon uppdaterar det. Kolumnerna bakom det ligger i var sin källa: matrikkelen och Grunnboken hos Kartverket, bolags- och hyresgästdata i Brønnøysundregistrene, byggärendena i varje enskild kommuns postlista.
Här hänger de ihop i en panel, med organisationsnumret som nyckel. Du slår upp ägarbolaget en gång, och portföljen står där med fastigheterna, ägarkedjan, transaktionerna och hyresgästerna.
Exemplet genom sidan är Olov Lindgren AB (556166-8012), som äger Combifys kontor på Sankt Eriksgatan. Bolaget är valt för att portföljen är stor nog att behöva styras och liten nog att läsas i en panel: 85 fastigheter fördelade på 4 ägarbolag. En portfölj är också en plats, och det är den läsningen kartlagren längst ned på sidan ger.
Vem detta är för
Portföljansvariga, asset managers och fastighetsförvaltare med ansvar för en samling fastigheter, och controllers och ESG-ansvariga som ska rapportera om den. En due diligence av en hel portfölj följer samma lista, bara vid ett tillfälle i stället för löpande.
Checklistan
| Punkt | Vad du letar efter | Var i Placepoint |
|---|---|---|
| Innehållet | Antal fastigheter, tomtarea, kommunfördelning | Fastigheter-fliken i Bolagspanelen |
| Ägandet | Aktieägare, verkliga huvudmän, koncern | Ägarandel-fliken |
| Historiken | Inskrivna överlåtelser i portföljen | Transaktioner-fliken |
| Hyresgästerna | Anställda, bransch, hur länge de har suttit | Hyresgäster-fliken i Fastighetspanelen |
| Nya ärenden | Byggärenden, klagomål, planförslag | Myndighetsärenden |
| Aviseringar | Daglig kontroll mot kommunernas postlistor | Övervakning |
| Arbetslistan | Vilka fastigheter som ska genom något | Taggar |
| Grannskapet | Vilka andra som äger runt dig, och vad som omsätts | Näringsliv, Prisinformation |
Kartlagren slås på från Kartlager i vänstermenyn. Se Hur du använder kartlager om du inte har gjort det förut.
Video: tagga en fastighet och hitta den igen
Videon skapar taggen "Till bedömning" på en fastighet, öppnar Taggar-panelen, zoomar ut till alla taggade fastigheter och söker sig tillbaka till den ena.
Längd: 55 sekunder. Hela samlingen ligger på Videor.
Portföljen som ett bolag
Sök upp ägarbolaget, välj träffen under Företag, så öppnas Bolagspanelen med namn och organisationsnummer överst. Flikarna under rubriken är där portföljen faktiskt ligger.
Översikt är instrumentpanelen. Verksamhet-kortet ger vd, bildningsår, antal anställda och senaste årets intäkter och resultat, här 90 anställda, intäkter på 941,3 mn kr och ett resultat på 155,3 mn kr för 2024. Fastighetsportfölj-kortet räknar fastigheterna och kommunerna och visar den geografiska fördelningen som staplar, här 85 fastigheter. Hyrda lokaler under visar det motsatta förhållandet: var bolaget självt är hyresgäst. Varje kort länkar vidare till sin egen flik.
Vad portföljen består av
Fastigheter-fliken har fyra underflikar: Ägda fastigheter, Ägarträd, Hyresgäster och Tidigare hyresgäster. Nyckeltalen överst räknar 85 fastigheter fördelade på 4 ägarbolag, med max kedjedjup 2. Kedjedjupet är det tal som säger om du har med en platt struktur eller en trappa av single-purpose-bolag att göra, och 2 betyder att ingen fastighet ligger mer än ett led under moderbolaget.
Tabellen sorterar på tomtarea. Överst står Stångholmen 2 med 10 895 m², Juringe 1 med 10 813 m² och Våldö 2 med 9 007 m². Kolumnen Verkställ skiljer blandad användning från kontor, handel och bostad, så du ser sammansättningen utan att öppna en enda fastighet. Klicka på en rad, så öppnas Fastighetspanelen på den. Underfliken Ägarträd visar samma fastigheter som ett träd när de hålls genom dotterbolag.
Vem som äger ägaren
Ägarandel svarar på vem portföljen egentligen tillhör. Översikten räknar aktieägare, totalt antal aktier och största ägarandel, och anger vilket år siffrorna är hämtade från: här tre aktieägare, Juditta Hageltorn Holding AB, Pudervippan Holding AB och Labfro Holding AB. Underflikarna är Slutliga ägare, Aktieägare, Ägarträd och Koncern. Slutliga ägare är den nivå som en due diligence eller en penningtvättskontroll frågar efter, eftersom den är beräknad genom hela kedjan och inte bara ett led upp.
Vad som är köpt och sålt
Transaktioner samlar portföljens inskrivna överlåtelser, med antal fastighetstransaktioner, totalsumma, senaste registrering och fördelning på typer som Fri försäljning. Listan ger datum, matrikkelnummer, typ och försäljningspris per rad, med fusioner och fissioner som egen typ utan pris. Underflikarna skiljer fastighetstransaktioner från ägartransaktioner och investeringar, vilket är skillnaden mellan att sälja byggnaden och att sälja bolaget som äger den.
Hitta portföljen igen
Nästa gång behöver du inte komma ihåg namnet. Skriv organisationsnumret i sökfältet, med eller utan mellanslag, så visar kolumnen Resultattyper hur många träffar varje kategori har. Ett organisationsnummer ger en träff under Företag och noll under de andra, så du är framme med ett tangenttryck. Det är också sättet att komma till rätt bolag när namnet delas av flera: två bolag kan heta samma sak, organisationsnumret är unikt.
Arbetslistan mellan passen
Taggar är listan som håller arbetet mellan passen. Du fäster en tagg på en fastighet från Lägg till tagg överst i Fastighetspanelen, och Taggar-panelen i vänstermenyn samlar alla taggade fastigheter som kort med matrikkelnummer, adress och färgade märken. En fastighet kan ha flera taggar, så samma byggnad kan ligga i både "Vestkorridoren" och "Q3-genomgång".
För portföljarbete är poängen korskategoriseringen: en tagg per fas i en genomgång, en per ansvarig, en per portfölj. Visa tabell längst ned i panelen öppnar hela urvalet som tabell, och ögonikonen döljer taggpunkterna i kartan medan du arbetar med något annat. Taggar beskriver panelen och filtren.
Det som förändras
Myndighetsärenden
Myndighetsärenden hämtar kommunens ärendearkiv per fastighet. För Glömmingegränd 29 i Spånga visar listan ärendena med datum, titel och antal dokument. En detaljregulering som går till politisk behandling är den typ av ärende som ändrar förutsättningarna för hela grannskapet, inte bara för fastigheten den är registrerad på. Väljaren Visa för överst till höger byter vilket område listan täcker, från den här fastigheten till grannskapet runt omkring, och det är där du hittar ärendena som kommunen har diariefört mot vägen i stället för mot tomten.
Aviseringar när något händer
Kommer snart
Övervakning kör kommunernas postlistor dagligen mot fastigheterna och områdena i ett projekt och skickar träffarna som e-post nästa morgon, med sökordsfilter för att skära bort brus. Fram till dess är Myndighetsärenden en manuell uppslagning som du gör på de fastigheter som står högst på listan.
Hyresgästerna
Hyresgäster-fliken i Fastighetspanelen listar vilka som håller till på fastigheten, hämtat från Brønnøysundregistrene. För Glömmingegränd 29 visar fliken en hyresgästöversikt, den genomsnittliga hyrestiden och de största hyresgästerna efter antal anställda. Över hela portföljen har Olov Lindgren AB 424 hyresgäster med registrerade anställda och 722 utan, med 1 964 anställda tillsammans.
Genomsnittlig hyrestid är ett ovägt genomsnitt och inte samma sak som WAULT, som viktar efter hyresintäkt. Den är ändå den snabbaste signalen på om en byggnad är stabilt uthyrd eller har hög omsättning på hyresgäster, och kombinationen av en gammal hyresgäst med många anställda och en kort genomsnittlig hyrestid berättar att det sitter många små kontrakt under ankarhyresgästen.
Portföljen i kartan
En portfölj som ligger samlad är ett grannskap, och två kartlager läser den som det.
Ägar- och bolagsstruktur färgar fastigheterna efter vilken typ av verksamhet hjemmelshaver (lagfaren ägare) bedriver: uthyrning av egen fastighet, utveckling och försäljning, fastighetsförvaltning, borettslag, offentlig administration. Runt en portfölj är det kartan som visar vilka dina grannar är, och om granntomterna hålls av ett fastighetsbolag som kan vara motpart i en omvandling eller av privatpersoner som inte kan.
Fastighetspriser lägger genomsnittligt överlåtelsepris över samma område i nio steg, från under 2 mn kr till över 25 mn kr. Det är referensen mot en egen värdering: har grannskapet flyttat sig sedan förra omgången, har portföljen gjort det också. Analys ger samma jämförelse som tabell och diagram för ett avgränsat område.
Ut ur Placepoint
Hyresgästlistan laddas ned som Excel från nedladdningsikonen över tabellen. Ett urval från Filter exporteras på samma sätt, med adress, matrikkelnummer, area, ägare och senaste transaktionsdata. URL:en i adressfältet är stabil och pekar på matrikkelenheten, så en kollega som får länken öppnar samma panel. Import, export och delning täcker resten, inklusive kartutskrift.
Projekt, aktiviteter och rapporter
Kommer snart
Projekt blir arbetsrummet runt en portfölj, med fastigheterna samlade i Fastigheter, geografin i Områden och uppföljningen som kronologisk logg i Aktiviteter. Rapporter ger periodiska underlag med siffrorna samlade, bland annat Portfölj och Hyresgäster. Fram till dess håller Taggar portföljen, och skärmbilderna från panelerna går rakt in i styrelserapporten.
Grannområden
- Förstå fastighet och kontext för detaljuppslagningen på den enda fastighet som ska genom något.
- Bedöma risk när en händelse på en portföljfastighet kräver en ny genomgång.
- Analysera värde och potential när värdeuppskattningen ska sättas på nytt.
- Hitta fastighet och möjligheter när ett kontrakt löper ut och portföljen ska fyllas på.