Konto och inloggning

Allt om konto, inloggning, användarhantering och åtkomst i Placepoint: varför varje person behöver ett eget konto, hur du loggar in och löser vanliga inloggningsproblem, var du ändrar din profil, hur användare läggs till, byts ut och tas bort, och vilka regler som styr vem som får åtkomst till vad.

Varför måste varje person logga in med sitt eget konto?

Åtkomsten till en del information i Placepoint regleras av GDPR, och användare har olika åtkomstnivåer. Vissa användare kan se PII (namn, personnummer, kontaktuppgifter), andra inte. Vem som får se vad avgörs per konto efter en konkret bedömning av den rättsliga grunden.

Om en inloggning delas mellan flera personer bryts den här skillnaden: vi tappar kontrollen på vem som faktiskt har sett vilka personuppgifter, och om personen hade grund för det. För att varje person bara ska få den åtkomst som han eller hon ska ha enligt lagen kräver vi att alla loggar in med sitt eget, personliga konto. Ska du byta ut vem som har åtkomst, se Användarhantering längre ner på sidan i stället för att dela inloggning.

Placepoint registrerar all användning av lösningen för att säkerställa att information inte kommer i orätta händer. Två mekanismer är viktiga att känna till:

SMS-verifiering (tvåfaktor)

Vid inloggning kräver vi ibland en engångskod, som skickas via SMS till telefonnumret som är kopplat till kontot. Du skriver in koden för att slutföra inloggningen. Det bekräftar att det är rätt person bakom kontot, inte bara någon som har fått tag i e-post och lösenord. Första gången registrerar du ditt telefonnummer själv i inloggningsflödet.

Koden kommer från avsändaren ”msverify” och ser ut så här:

Use verification code 194892 for geoappb2c authentication.

När numret är bekräftat med koden kan det inte ändras. Om det visas siffror från ett telefonnummer som inte är ditt har någon loggat in med ditt användarnamn och lösenord och angett sitt telefonnummer.

På vissa ställen visas numret maskerat som XXX XXX XXX, som är formatet i Microsofts inloggningslösning, även om norska nummer har 8 siffror.

En aktiv session i taget

Ett konto kan bara vara inloggat på en enhet samtidigt. Loggar du in på en ny enhet medan kontot redan är aktivt någon annanstans får du upp den befintliga sessionen och måste välja om du vill ta över. Meddelandet ser ungefär ut så här:

Du är redan inloggad på Chrome/132 · Macintosh från Oslo, Norge. IP-adress 84.211.42.10, senast aktiv för 3 minuter sedan. Vill du avsluta den sessionen och fortsätta här? Då loggas den andra enheten ut.

Väljer du att fortsätta loggas den andra enheten ut. Om två personer använder samma konto samtidigt kastar de ut varandra i tur och ordning.

Hur länge håller inloggningen?

När du har loggat in och bekräftat med engångskoden via SMS håller Placepoint dig inloggad så länge du använder tjänsten regelbundet. Du behöver inte logga in på nytt varje dag.

• Använder du Placepoint regelbundet förnyas inloggningen automatiskt, och perioden räknas om från senaste gången du var aktiv.
• Är du helt inaktiv i 7 dagar i följd måste du logga in på nytt.
• Oavsett hur aktiv du är måste du logga in på nytt senast efter 14 dagar. Då skickar vi en ny engångskod via SMS.

Exempel:

• Du loggar in på måndagen och är inne i Placepoint ett par gånger i veckan. Du förblir inloggad, eftersom 7-dagarsperioden flyttas framåt varje gång du är aktiv.
• Du loggar in strax före en semester och är borta i två veckor. När du är tillbaka måste du logga in på nytt med engångskod, eftersom du var inaktiv i mer än 7 dagar.
• Du använder Placepoint varje dag. Efter 14 dagar blir du ändå ombedd att logga in på nytt med engångskod, även om du har varit aktiv hela tiden.

Inloggning och lösenord

Var ändrar jag namn, e-post och aviseringsinställningar?

I panelen Profil, som du öppnar från användarikonen längst ner i vänstermenyn. Där ser och redigerar du:

• Förnamn och Efternamn: visas på taggar, aktiviteter och projektandelar du skapar.
• E-post: kontots identifierare. Du ser adressen, men kan inte ändra den själv. Kontakta support för byte av e-postadress.
• E-postavisering för uppgifter: på/av-reglage för aviseringar när någon tilldelar dig en uppgift eller en tagg.
• Aktivt medlemskap: vilken organisation kontot tillhör.

Klicka på Spara för att uppdatera. Uppdaterat namn visas omedelbart i alla paneler och i aktivitetslistan.

Jag har glömt mitt lösenord, hur sätter jag ett nytt?

Använd länken Forgot your password? till höger om lösenordsfältet på inloggningsskärmen för att sätta ett nytt lösenord via e-post. Kommer e-posten inte inom ett par minuter, kontrollera skräppostmappen.

Får du fortfarande inte e-posten kan adressen vara kopplad till ett gammalt konto eller en annan variant av e-postadressen. Kontakta support med den adress du försöker med.

Ingenting händer när jag klickar på Logga in

Om ingenting händer när du klickar på Logga in:

• Popup-blockerare. Inloggningen öppnas i ett eget fönster. Tillåt popup-fönster för placepoint.no i webbläsaren.
• Kakor blockerade. Placepoint behöver kakor för att hålla sessionen. Tillåt kakor från tredje part eller vitlista *.placepoint.no.
• Utgången inbjudan. Blev du nyligen inbjuden, kontrollera att länken i e-posten inte är äldre än 14 dagar. Be support skicka en ny inbjudan om den har gått ut.
• VPN eller företagsbrandvägg. Vissa verksamheter blockerar den identitetsleverantör Placepoint använder. Be IT-avdelningen kontrollera.

Hjälper ingen av dessa, se Systemkrav.

Jag kan inte logga in, trots rätt e-post och lösenord

• Kontrollera e-postadressen noga. Även om du har en @bedriften.no-adress kan Placepoint-kontot vara registrerat på en annan variant. Kontrollera med er admin.
• Kontrollera om kollegor kommer in. Om ingen i organisationen kan logga in kan det vara ett pågående fel. Kontakta support i chatten.
• Stäng av VPN tillfälligt och försök igen. Fungerar det då ligger problemet i nätverket eller proxyn.
• Nyligen inbjuden? Öppna inbjudningslänken i e-posten innan du går direkt till konsolen. Kontot aktiveras första gången du följer inbjudan.
• Kommer du fortfarande inte in, kontakta support med den e-postadress kontot är kopplat till.

En ny användare har inte fått inbjudan, vad gör vi?

• Kontrollera att den e-postadress support fick uppgiven är rätt stavad.
• Kontrollera skräppostmappen.
• Kontrollera om företagets e-postserver sätter okända avsändare i karantän.
• Be support skicka inbjudan på nytt. Inbjudningslänken är giltig i 14 dagar.

Vad är SSO, och hur loggar vi in med det?

Organisationer som har avtalat SSO (Single Sign-On med Microsoft 365 eller motsvarande) loggar in via en egen knapp, inte med e-post och lösenord. Ser du inte SSO-knappen men förväntar dig att använda den, kontrollera med din IT-avdelning att SSO-avtalet är aktiverat.

Användarhantering

Hur lägger vi till en ny användare?

Nya användare skapas av support. Du kan inte bjuda in användare själv från kontoinställningarna. Skicka den nya användarens e-postadress till support, så skickar vi en inbjudan. Användaren sätter lösenord vid första inloggningen. Inbjudningslänken är giltig i 14 dagar.

Hur byter jag ut en användare som slutar?

När en kollega slutar och en ny tar dennas plats finns det två alternativ:

1. Ändra e-postadress på det befintliga kontot. Bevarar taggar, 3D-modeller och delade resurser kopplade till det ursprungliga kontot. Görs av support.
2. Få en ny användare skapad via support och ta bort den gamla. Data kopplade till det gamla kontot kan försvinna beroende på delningsinställningar.

För den minst riskabla lösningen, kontakta support och be om byte av e-postadress på det befintliga kontot.

Vad händer när jag tar bort en användare?

När ett konto tas bort:

• Åtkomsten till Placepoint dras in omedelbart.
• Personliga taggar och 3D-modeller kan försvinna beroende på delningsinställningar.
• Licensen frigörs för organisationen.

För att bevara data från ett konto som ska tas bort, gör något av följande före borttagningen:

• Ändra delning från ”endast du” till ”hela organisationen” där det är aktuellt.
• Be användaren exportera viktiga taggar och modeller.
• Be support om hjälp med en avslutningsexport.

Se 3D och visualisering för vad som specifikt gäller delade 3D-modeller.

En användare har slutat utan att tas bort, vad gör jag?

Har en användare slutat utan att kontot har tagits bort kan e-postadressen bli ogiltig samtidigt som kontot fortfarande har åtkomst till Placepoint. Det är olyckligt både av säkerhetsskäl och eftersom Placepoint hanterar personinformation från Matrikkelen. Ta bort eller inaktivera kontot så snart du blir medveten om det. Är du osäker på om ett konto används aktivt, kontakta support; support kan ge dig en översikt över senaste inloggning för användarna i din organisation.

Vad kostar det att ändra antal användare?

Ändringar i antalet användare påverkar abonnemanget. Kontakta support eller din kontoansvarige innan du lägger till eller tar bort licenser i större omfattning.

Åtkomst utanför EU/EES

Varför kan inloggning från ett land utanför EU/EES bli blockerad?

Data i Placepoint är hämtade från källor som Matrikkelen, grunnboken och Brønnøysundregistrene (BRREG). En del av dessa data innehåller personuppgifter, bland annat ägarnamn kopplade till fysiska personer, och omfattas av GDPR.

Enligt GDPR kapitel V räknas fjärråtkomst från ett land utanför EU/EES som en överföring av personuppgifter till tredjeland, även om data inte fysiskt flyttas ut från Norge. Länder utanför EU/EES har som huvudregel inte tillräcklig skyddsnivå enligt EU:s bedömning, om inte EU-kommissionen har fattat ett beslut om adekvat skyddsnivå för det aktuella landet.

För att en överföring ska vara laglig krävs en överföringsmekanism, till exempel standardavtalsklausuler (SCC) i kombination med en bedömning av överföringens konsekvenser (transfer impact assessment), jfr GDPR artikel 46. Dessutom kan de enskilda dataleverantörerna ha egna villkor som begränsar distribution utanför vissa geografiska områden. Detta gäller särskilt data från Kartverket och Geovekst-samarbetet.

Upptäcks inloggning från en IP-adress utanför EU/EES kan kontot bli tillfälligt blockerat. Det är en säkerhetsåtgärd för att följa regelverket och dataleverantörernas villkor. Den berörda användaren får information om blockeringen och blir ombedd att kontakta support@placepoint.no. Förklara från vilket land inloggningen skedde och i vilket sammanhang, så bedömer vi ärendet konkret.

Brott mot GDPR kan straffas med sanktionsavgift på upp till 20 miljoner euro eller 4 % av verksamhetens totala globala årsomsättning, det högsta av de två beloppen. Kringgår en kund dessa blockeringar eller bryter mot Placepoints villkor på annat sätt, till exempel genom att ge någon utanför EU/EES åtkomst utan laglig grund för överföring, är det kunden själv som är ansvarig för överträdelsen och en eventuell avgift.

Alla data är inte lika känsliga i detta sammanhang:

• Icke-personliga data (gränser, areal, byggnadsdata, kartor och statistik): färre begränsningar. Mycket av detta är öppna data med låg risk kopplad till geografisk åtkomst.
• Personuppgifter (ägarnamn för fysiska personer): kräver laglig grund för överföring vid åtkomst från tredjeland.
• Skyddsvärda byggnadstyper: kräver särskilt tillstånd från Kartverket och är kopplade till nationell säkerhet.

Kan anställda eller samarbetspartner utanför EU/EES få åtkomst?

Det kan lösas, men det kräver att en laglig överföringsmekanism enligt GDPR artikel 46 upprättas, och att dataleverantörernas villkor följs. Detta är inget Placepoint erbjuder som standardtjänst i dag. Har du det här behovet, beskriv det i ett e-postmeddelande till support@placepoint.no, så ser vi på möjligheterna tillsammans.

Se även: Systemkrav, Hjälp och support, Integration och säkerhet.